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Das Interview mit Saskia Rotterdam zum Thema Compliance

Home-Office, Vertrauen, Unternehmenskultur und Haftung.

Die Corona-Pandemie hat uns weiterhin im Griff.
Vom Großunternehmer bis hin zum Freiberufler – oder gar neuem Gründer – stehen viele vor Herausforderungen.

Ein hoher Prozentsatz der Unternehmen soll für den Großteil Ihrer Mitarbeiter Home-Office-Arbeitsplätze ermöglichen oder hat das bereits geschafft. Doch welche Konsequenzen zieht das mit sich? Und was ist „Compliance“?

Wir haben Saskia A. Rotterdam gefragt, was Unternehmer gerade jetzt in der Pandemie beachten müssen und welche gesetzlichen Neuerungen gelten.

Was ist Compliance?

rauch.zeichen: „Compliance“ ist ein großes Wort. Doch dieser Begriff ist für den einen oder anderen sicher nicht ganz greifbar. Daher stellt sich für uns die Frage: Was bedeutet Compliance und welche Bedeutung hat Compliance für ein Unternehmen?

Saskia A. Rotterdam: Zunächst einmal ist Compliance die Sicherstellung der Regelkonformität eines Unternehmens durch verschiedene Maßnahmen. Doch um Angst und Bedenken vorab zu nehmen: die Implementierung eines vollumfänglichen Compliance Programmes, wie man es bei  Groß- oder Industrie-Unternehmen kennt, ist bei Mittelstandsunternehmen, gemeinnützigen Gesellschaften, Stiftungen und Vereinen nicht angezeigt.

Eine sachgerechte, angepasste Implementierung von Compliance-Maßnahmen ist hier jedoch zielführend.

Wenn diese Organisationen darlegen können, dass die gebotenen und zur Verhinderung von rechtswidrigem Handeln erforderlichen Compliance-Maßnahmen eingeführt und umgesetzt wurden, wird dies haftungsmildernd berücksichtigt.

Angesichts des kommenden Verbandssanktionengesetzes und dem engen zeitlichen Rahmen bis zum Inkrafttreten, ist eine frühzeitige Maßnahmenergreifung nötig. Denn ein effektive Compliance-Management-System (CMS) ist individuell und zahlt sich langfristig, im wahrsten Sinne des Wortes, aus.

Compliance schafft Vertrauen: intern, wie auch extern

rauch.zeichen: Unternehmenskultur, Mitarbeiterführung und Vertrauen sind wichtige Schlagworte im Zusammenhang mit Compliance. Doch die meisten Führungspersonen sind im Moment damit beschäftigt, Brände zu löschen und auf die sich ständig ändernden Rahmenbedingungen zu reagieren. Warum sollte man sich gerade jetzt die Zeit nehmen, Compliance-Richtlinien zu überarbeiten oder einzuführen?

Saskia A. Rotterdam: Compliance-Management-Systemen (nachfolgend CMS bezeichnet) wird künftig eine wesentlich höhere Bedeutung zukommen als bisher. Ein effektives CMS kann dazu führen, dass bei Begehung von Compliance-Verstößen durch Mitarbeiter oder Dritte von einem Ermittlungsverfahren abgesehen und lediglich ein Verwarngeld erhoben wird.  Folglich wird ein fehlendes oder unzureichendes CMS sanktionsschärfend sein! Dagegen wird ein hinreichendes CMS sanktionsmildernd gewertet werden.

Auch aus anderen Gründen wird CMS künftig eine wesentlich höhere Bedeutung zukommen als bisher. Denn Compliance schafft Vertrauen! Das ist am Ende die Basis für nachhaltigen Umsatz. So einfach ist das!

Unter anderem erreicht man einen Wettbewerbsvorteil. Dieser wird mitbegründet durch die nachfolgenden Punkte:

  • Vertrauen ist die langfristige Brücke für die Kooperation mit anderen Unternehmen, Geschäftspartnern und Kunden
  • Ein Compliance Management ist immer stark mit der Unternehmenskultur verknüpft und hat damit einen erheblichen Einfluss auf die Mitarbeiterbindung und die Identifikation mit dem Unternehmen.
  • Investoren sind eher bereit in ein Unternehmen mit einem funktionierenden Compliance Management zu investieren (kostengünstigere Finanzierungen) und ein Großteil der global agierenden Unternehmen fordern bereits jetzt einen Nachweis bei der Geschäftsanbahnung!

Mit einem CMS können Sie richtig Geld sparen!

Zusätzlich zum Wettbewerbsvorteil stellen sich auch monetäre Vorteile mit einer Compliance ein:

  • Prämien für die Haftpflichtversicherung der Unternehmensleiter und Rechtsschutzversicherungen sind im Preis attraktiver
  • eine Enthaftung bei drohender Anforderung von Straf- und Steuerbehörden ist teilweise möglich
  • Vermeidung von Verstößen und damit die Reduzierung der dazugehörigen Folgen und Kosten
  • Schutz der Reputation
  • Compliance als Marketingbestandteil
  • Sicherung von Geschäftsbeziehungen
  • Steigerung des Unternehmenswertes
  • Sicherung des Unternehmensvermögens

Home-Office birgt Gefahren. Auch solche, mit denen Sie nicht rechnen.

rauch.zeichen: Besteht bei der Einrichtung von Home-Office-Arbeitsplätzen nicht die Gefahr, die Kontrolle über die Mitarbeiter zu verlieren oder ist das eine altmodische Einschätzung?

Saskia A. Rotterdam: In Bezug auf die Corona bedingten Home-Office-Lösungen einiger Unternehmen, kann ich nur empfehlen einen Compliance-Quick-Check vorzunehmen. Hierbei werden nicht nur die datenschutzrechtlichen Gegebenheiten neu betrachtet, sondern auch geschaut, ob die bestehenden Prozesse und Richtlinien eventuell auch angepasst werden müssten.

Bestandteile eines solchen Quick-Checks sind zum Beispiel die Betrachtung hinsichtlich:

  • Datenschutz im „Home-Office“
  • Korruption: gab es vermehrte Hinweise bezüglich Korruption, weil Sie beispielsweise Mitarbeiter in Kurzarbeit schicken mussten?
  • Betrug
  • Arbeitssicherheit: hat es vermehrt Arbeitsunfälle gegeben?
  • Arbeitszeiten: wie ist ihr Unternehmen in Bezug auf Home-Office aufgestellt?
  • Bestehende Szenarien, um Compliance-Risiken abzufangen
  • Prozessbetrachtung
  • Welche Veränderungen hat es im Unternehmen aufgrund der Corona-Krise gegeben und welche Auswirkungen hat das auf die bestehenden Prozesse und Richtlinien?

Mit dem Quick-Check für Unternehmen erhalten Sie zusätzlich folgende Vorteile:

  • einen aktuellen Überblick, wie rechtssicher Ihr Unternehmen aufgestellt ist
  • Handlungsempfehlungen, um eventuelle Schwachstellen zu beheben
  • unabhängiger Blick auf Ihr Unternehmen
  • überschaubarer Kostenrahmen

Wer handelt, schafft sich einen Wettbewerbsvorteil!

rauch.zeichen: Manchmal ist es so, dass man Dinge erst anpackt, wenn das Kind bereits in den Brunnen gefallen ist: Ein Griff in die Kasse durch den Mitarbeiter, die Weiterleitung von internen Unterlagen an den Wettbewerber oder auch die sorglose Nutzung von privaten Computern oder Mobiltelefonen zwingen Unternehmen schnell in die Knie.

Finanzielle Folgen dieser Fälle könnten durch eine bestehende Versicherungslösung minimiert werden. Doch wie hängt ein gut funktionierendes Compliance Management mit dem Thema Versicherung zusammen?

Saskia A. Rotterdam: Am häufigsten trifft man in den Unternehmen die sogenannte Manager-Haftpflichtversicherung, auch D&O-Police genannt, an. Wie bei vielen Versicherungen existieren jedoch auch hier Leistungsausschlüsse. So greifen die Policen in der Regel nicht, wenn Compliance-Verstöße wissentlich in Kauf genommen wurden. Immerhin lassen sich unternehmerische Risiken durch regelkonforme Prozesse deutlich minimieren.

Denn Banken und Versicherungen erstellen vor Vertragsschluss meist eine Risiko-Analyse. Können Sie hier als Unternehmen ein Compliance Management vorweisen, hat das nicht nur Einfluss auf die Bewilligung (oder Ablehnung) des Kredits oder der Versicherung, sondern bei Versicherungen oftmals auch auf die Versicherungsbeiträge.

Daher sollten alle Unternehmen im eigenen Interesse Ihre Versicherungen und Kreditverträge im Hinblick auf die beinhalteten Ausschlussklauseln prüfen. Allein daraus ergibt sich häufig Handlungsbedarf in Bezug auf ein notwendiges und funktionierende Compliance Management.

rauch.zeichen: Vielen Dank für das Gespräch!

Was können wir für Sie tun?

Ein effektives Compliance-Management ist viel mehr als nur das Erstellen eines Verhaltens-Codex. Es bietet die hervorragende Möglichkeit, Schwachstellen aufzudecken, Risiken zu minimieren und dadurch einen höhere Wettbewerbsvorteil zu erreichen!

Wir sind nach diesem Interview mit Saskia A. Rotterdam noch mehr darin bestärkt, dass wir als Versicherungsmakler einen eminent wichtigen Beitrag zur Risikominierung leisten. Deswegen präsentieren Ihnen regelmäßig Gesprächspartner, die Themen aufgreifen, die sonst gerne unter den Tisch fallen.

Es gibt viel zu tun! Packen wir es an.

Wer jetzt handelt, der sichert sich einen Vorsprung. Dazu gehört das richtige Versicherungskonzept.

Zu unserem Life-Cycle-Konzept gehören wichtige Absicherungslösungen wie:

  • die Manager-Haftpflicht (D&O)
    Diese Absicherung ist im Bereich des Organisiationsverschuldens zur Klärung einer Haftung oder der Schadenabwehr unerlässlich!
  • eine Vertrauensschaden-Versicherung.
    Sie mindert den finanziellen Schaden, sollte ein Mitarbeiter „in die Kasse greifen“ oder wertvolle Kundendaten an Konkurrenten weitergeben.
  • die Cyber-Versicherung.
    So schützen Sie sich vor Cyber-Eigen- oder Cyber-Drittschäden und Vermeidung des Vorwurfs mangelnder Organisation.

Bildquellen: Tanja Schedl, contrastwerkstatt auf stock.adobe.com

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